Kilkunastoosobowe biuro rachunkowe obsługujące około 120 podmiotów przez lata pracowało na Symfonii zainstalowanej na lokalnym serwerze w siedzibie firmy. System działał stabilnie, dopóki liczba klientów i pracowników nie zaczęła rosnąć szybciej, niż zakładano na etapie zakupu sprzętu. Pojawiły się typowe dla takiej sytuacji problemy: spowolnione generowanie raportów w okresach rozliczeniowych, ograniczona liczba jednoczesnych połączeń oraz rosnąca frustracja zespołu, który coraz częściej chciał – lub musiał – pracować spoza biura.
Punktem zwrotnym była sytuacja, w której podczas krótkiej awarii zasilania biuro straciło dostęp do systemu na kilka godzin w środku tygodnia rozliczeniowego. To wystarczyło, żeby właściciel biura zaczął szukać alternatywy dla własnego serwera.
Decyzja: przeniesienie Symfonii do chmury
Po analizie kilku ofert biuro zdecydowało się na przeniesienie Symfonii do chmury z pomocą Itmation – firmy specjalizującej się w hostingu systemów ERP i finansowo-księgowych od 2014 roku, obsługującej już ponad 300 biur rachunkowych w Polsce. O wyborze zadecydowały trzy czynniki: doświadczenie dostawcy konkretnie z Symfonią (a nie ogólny hosting), deklarowana szybkość migracji oraz jasny, abonamentowy model rozliczeń bez ukrytych kosztów.
Przebieg wdrożenia
Proces rozpoczął się od analizy wielkości bazy danych biura oraz liczby stanowisk, jakie miały mieć dostęp do systemu. Na tej podstawie Itmation dobrał parametry środowiska chmurowego i zaproponował termin migracji przypadający na dzień o najniższym obciążeniu pracą – celowo z dala od szczytu rozliczeniowego.
Samo przeniesienie danych i konfiguracja środowiska odbyły się bez angażowania całego zespołu księgowego – w praktyce sprowadziło się to do krótkiego szkolenia z logowania zdalnego, przeprowadzonego przez specjalistę Itmation podczas onboardingu. Zespół nie musiał uczyć się nowego programu – interfejs i moduły Symfonii pozostały dokładnie takie same jak w wersji lokalnej.
Efekty po wdrożeniu
Kilka miesięcy po migracji biuro odnotowało kilka konkretnych zmian w codziennej pracy:
- Praca zdalna przestała być problemem organizacyjnym – pracownicy logują się do Symfonii z dowolnego miejsca, bez konfigurowania połączeń VPN.
- Generowanie raportów przyspieszyło – szczególnie odczuwalne w okresie składania deklaracji rocznych, gdy z systemu korzysta jednocześnie cały zespół.
- Zniknęło ryzyko przestoju związanego z awarią sprzętu – odpowiedzialność za infrastrukturę i jej zabezpieczenia przeszła na dostawcę usługi.
- Koszty IT stały się przewidywalne – zamiast nieregularnych wydatków na serwis i wymianę sprzętu, biuro płaci jedną, stałą kwotę miesięczną obejmującą serwer i wsparcie techniczne.
- Liczba stanowisk rośnie razem z biurem – dodanie kolejnej licencji przy zatrudnieniu nowej osoby nie wymaga już rozbudowy infrastruktury.
Wnioski dla innych biur rachunkowych
Ten przypadek pokazuje, że decyzja o migracji Symfonii do chmury najczęściej zapada nie z powodu mody na „chmurę”, lecz w odpowiedzi na konkretny, odczuwalny problem – przestój, ograniczenie skalowania czy brak elastyczności dla zespołu pracującego zdalnie. Kluczowe okazuje się też to, z kim biuro decyduje się współpracować: dostawca specjalizujący się konkretnie w hostingu Symfonii i innych systemów FK, jak Itmation, potrafi przeprowadzić cały proces sprawnie i bez zbędnego angażowania zespołu księgowego, co w praktyce jest równie ważne, jak sama technologia stojąca za usługą.
